Un presupuesto de IT que aguante el año

El patrón habitual: se fija una cifra en diciembre a partir de la del año pasado, y en junio ya se ha superado con cosas que nadie previó. El problema es estructural, no de disciplina.

Cuatro categorías, presupuestadas por separado

Operar. Mantener funcionando lo que existe: licencias, suscripciones, contratos de soporte, conectividad, alojamiento. Previsible y aburrido. Debería ser en torno al sesenta o setenta por ciento del total.

Renovar. Hardware que llega al final de su ciclo. Previsible si tiene un inventario con fechas de compra. Es la línea que casi todas las empresas omiten, y por eso el hardware siempre parece una urgencia.

Mejorar. Proyectos que cambian algo: una migración, un sistema nuevo, una automatización. Es la parte discrecional, y la única que debería ser negociable cuando el dinero aprieta.

Responder. Incidentes, averías, necesidades urgentes. No es un fondo opaco, sino una reserva real en torno al cinco o diez por ciento. Presupuestar cero aquí significa que cada incidente se come el dinero de Mejorar, y por eso los proyectos de mejora nunca terminan.

Primero, el inventario

No se puede presupuestar sin saber qué se tiene. Una hoja de cálculo:

• Cada equipo, su fecha de compra y su fecha de renovación
• Cada suscripción, su fecha de renovación, coste y número de licencias
• Cada contrato de soporte y cuándo vence
• Quién es responsable de cada elemento

Dos días de trabajo. Encontrará suscripciones de gente que ya no está, herramientas duplicadas y equipos que ya deberían haberse renovado.

Los costes que se escapan

• Crecimiento de licencias por usuario al contratar, que nadie indexa a la plantilla
• Subidas anuales en las suscripciones, habitualmente del cinco al diez por ciento
• Almacenamiento en la nube, que solo crece
• Renovaciones de certificados y dominios: pequeñas, pero embarazosas si se olvidan
• Formación, sin la cual los sistemas nuevos se usan a media capacidad
• El coste del incidente que no está presupuestando

Revise cada trimestre, no cada año

Quince minutos al trimestre contra el gasto real detectan la desviación pronto. Una única revisión anual descubre en diciembre que la cifra estaba mal desde marzo.

Un presupuesto de IT no sirve para gastar menos. Sirve para eliminar sorpresas, de modo que la conversación trate de prioridades y no de explicaciones.

Ayudamos a construirlos desde consultoría IT.