Automatizar el camino del presupuesto a la factura

En la mayoría de pymes el proceso comercial es: consulta a una hoja de cálculo, presupuesto a un documento, pedido a otra hoja, factura al sistema contable. Los mismos datos del cliente, tecleados cuatro veces.

Lo que cuesta el retecleo

• Errores de transcripción que llegan al cliente en la factura
• Retraso, porque cada paso espera a que alguien esté libre
• Ninguna visión única y fiable de qué se ha presupuestado o servido
• Un cierre de mes que se lleva días de conciliación
• Dependencia total de la única persona que entiende las hojas

Nada de esto aparece como una partida, y por eso persiste durante años.

Automatice el recorrido, no el criterio

El objetivo no es eliminar al comercial. Es que el dato fluya para que nadie lo reteclee.

De consulta a presupuesto. Datos capturados una vez, en el momento de la consulta, alimentando directamente el presupuesto. Reglas de precio aplicadas de forma consistente. Aprobación solo cuando el descuento supere un umbral.

De presupuesto a pedido. La aceptación convierte el presupuesto en lugar de reintroducirlo. Nada se reteclea, así que nada diverge.

De pedido a entrega. Logística ve el pedido sin una llamada de teléfono. Estado visible para quien pregunte.

De entrega a factura. La factura se genera a partir de lo realmente servido, no de lo pedido, y se contabiliza directamente.

De factura a cobro. Recordatorios automáticos según calendario, con escalado. La mayoría de los impagos no son negativas: son facturas que nadie reclamó.

Empiece donde más duele

No intente la cadena entera de golpe. Busque el paso del que más se queja la gente, normalmente la facturación, por mensual e inaplazable, y conecte ese bien. Un enlace que funciona y ahorra dos días al mes financia la siguiente fase y, sobre todo, demuestra el patrón.

Qué medir

Tiempo de la consulta al presupuesto enviado. Tiempo de la entrega a la factura emitida. Periodo medio de cobro. Número de abonos por errores de facturación.

Si esos cuatro no mejoran, la automatización es decorativa.

Lo construimos en automatización de procesos.